Наши контакты

432034, г.Ульяновск, пр-д Караганова, д.1а

Тел.:+7(8422)73-56-03 Факс:+7(8422)73-56-03

E-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

432011, ОГАУК "Ленинский Мемориал"

пл. 100-летия со дня рождения В.И.Ленина,1

тел.:+7(8422)73-57-85

Читальный зал:

тел.:+7(8422)73-57-88

Предварительная запись на приём производится только по пятницам с 08.30 до 12:00

по тел: 73-56-64

Подписка на новости

                                                                                                            Приложение № 1

к приказу № 20 от 11.03.2014

 

                                          Порядок                                            

использования архивных документов в читальном зале

областного государственного бюджетного учреждения

«Государственный архив Ульяновской области»

 

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Ульяновской области» разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации утвержденным приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом РФ 14.11.2013. регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Ульяновской области».

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним в областном государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Ульяновской области».

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с перечнем платных работ и услуг, выполняемых ОГБУ «ГАУО» (приложение к Уставу).

II. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или официального письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования (Приложение № 1, 2, 3).

2.2. Студенты высших учебных заведений предоставляют отношение учебного заведения за подписью руководителя (ректор, проректор, декан факультета) с обоснованием необходимости работы с документами архива.

2.3. Пользователь знакомится с настоящим Порядкомзаполняет анкету рекомендованного образца (Приложение № 4) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности. Учетные документы пользователя (заявление, анкета, требования на выдачу дел, заявления на копирование и т. д.) формируются в личное дело пользователя.

2.4. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом на срок не более одного года. По истечении данного срока, при изменении темы или хронологических рамок исследования пользователь предоставляет в архив новое письмо от организации или личное заявление.

III. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

10 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ и копирование отдельных категорий дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с перечнем платных работ и услуг, выполняемых ОГБУ «ГАУО».

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства (портативный компьютер с автономным питанием) без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.14. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

3.1.15. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.16. Обжаловать необоснованный отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 х 300 мм.

3.2.5. Настраивать при входе в читальный зал работу своего мобильного телефона на режим «без звука»; вести все телефонные переговоры только за пределами читального зала.

3.2.6. Пользоваться архивными документами, документами фонда пользования, описями только в читальном зале.

3.2.7. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.8. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.9. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.Бережно обращаться с архивными документами, описями; не оставлять их длительное время открытыми, незащищенными от солнечного или электрического света; не загибать листы, не водить пальцами по листам архивных дел; не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, не делать пометки в архивных документах и описях.

3.2.10. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, с указанием использованных листов и т. п.).

3.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива. Описи, дела принимаются у пользователя в соответствии с бланками заказов (требование).

3.2.12. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.13. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.14. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные: номер фонда, описи, дела, листа.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV.Ответственность пользователей

4.1.      В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.1.1.   Курить, пользоваться спичками, зажигалками и другими пожаро- и взрывоопасными предметами, употреблять продукты питания, напитки на рабочем месте.

4.1.2.   Выносить дела, описи и другие предоставленные материалы из читального зала, передавать их третьему лицу.

Категорически запрещается:

4.1.3.   Пользоваться при работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, карандашом, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими предметами.

4.1.4.   Вносить изменения в тексты документов, делать в документах и на обложках дел пометы, исправления, подчеркивания, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние документы и предметы.

4.1.5.   Использовать собственные технические и цифровые средства, имеющие сканирующее устройство.

4.2.      Пользователи, не соблюдающие настоящий Порядок, могут быть лишены руководством ОГБУ «ГАУО» права посещения читального зала на срок до 2 месяцев на основании акта о нарушении пользователем Порядка использования архивных документов в читальном зале областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Ульяновской области».

4.3.      Входить в рабочие помещения читальных залов, где хранятся заказанные архивные дела, описи и самостоятельно брать их из шкафов и со стеллажей в целях обеспечения безопасности архивов и сохранности архивных документов, описей.

4.4.      Пользователи, как юридические, так и физические лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле Российской Федерации, нарушении законодательства Российской Федерации об охране интеллектуальной собственности или авторских прав, причинившие ущерб ОГБУ «ГАУО», несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

V. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления

научно-справочного аппарата

5.1.      Оформление заказа:

5.1.1.   Для получения описей, документов пользователь заполняет бланк заказа (требование). Небрежно или неправильно оформленные заказы, а также не соответствующие теме исследования, к исполнению не принимаются.

5.1.2.   Дела и другие документы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения (архивное дело).

5.1.3.   Настоящий порядок распространяется также на оформление заказа по использованию материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда.

5.1.4.   Подлинники документов, на которые в архиве имеется фонды пользования (фотокопии, ксерокопии), в читальный зал не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств, например, необходимость изучения внешних особенностей документов, некачественные копии.

5.1.5.   Пользователем на один день работы может быть заказано:

              - описей – 5

              - 10 дел общим объемом не более 1500 листов

              - не более 500 листов документов из личных фондов

              - подшивок газет – 2

              - печатных изданий – 3

              - фондов пользования – 10

Количество дел, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 10 единиц хранения.

5.2.      Сроки выдачи документов:

5.2.1.   Описи дел выдаются в течение 1 часа после оформления заказа (если описи находятся в здании, где размещен читальный зал (Ленинский мемориал или проезд Караганова)). 

5.2.2.   Архивные дела выдаются пользователям в читальный зал (Ленинский мемориал) по требованиям, поданным до       12.00 – на следующий день к 9.00; по требованиям, поданным после 13.00 – через день к 9.00. В читальный зал (Проезд Караганова,1а) дела выдаются по понедельникам и пятницам.

5.2.3.   Архивные дела, находящиеся на хранении в помещениях других организаций (ОГБУ ГАНИ УО, здание Правительства Ульяновской области) выдаются через 5 рабочих дней после оформления заказа с учетом графика работы читального зала и наличия транспортного средства.

5.2.4.   Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в следующих случаях:

      -    их плохого физического состояния (например, дело в россыпи, физическое или биологическое повреждение основы или текста документов);

      -    ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное государственное хранение;

      -    необходимости выполнения служебных заданий специалистами архива;

      -    проведения работ по их реставрации или дезинфекции;

      -    выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

      -    экспонирования заказанных документов на выставке;

      -    выдачи их другому пользователю;

      -    ремонт транспортного средства.

5.2.5.   В читальный зал не выдаются дела, не прошедшие технического оформления (не подшитые, без нумерации листов, заверительных листов и листов использования).

5.2.6.   В случае неявки пользователя в читальный зал в течение двух недель со дня заказа архивных дел, они возвращаются в хранилище и могут быть заказаны повторно не ранее, чем через 1 месяц со дня их возвращения.

5.3.      Сроки использования документов:

5.3.1.   Описи и другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней.

5.3.2.   Дела, не подлежащие брошюровке, особо ценные дела и документы – до 5 дней.

5.3.3.   Уникальные документы по разрешению руководства – на 1 день.

5.3.4.   Архивные дела, фонд пользования, печатные издания – на 30 дней.

5.3.5.   Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, фонда пользования и печатных изданий согласовывается со специалистом архива.

5.3.6.   Продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласовывается с руководством архива.

5.3.7.   При необходимости оформляется новый бланк заказа. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архива.

 VI. Копирование и выдача копий архивных документов по заказам пользователей 

6.1.      По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива на момент заказа, а также физического состояния документов на платной основе изготавливаются ксерокопии, цифровые копии путем сканирования.  

6.2.      Заказы на копирование оформляются на специальном бланке и передаются специалисту читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов (номер фонда, описи, дела, листа, дата документа).

6.3.      Изготовление копий архивных документов осуществляется в порядке оказания платных услуг после оплаты заказа и предоставления документа, подтверждающего его оплату.

6.4.      Изготовленные копии регистрируются в журнале учета документов по заказам пользователей читального зала. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя. 

6.5.      Исполнение заказа на копирование документов производится в течение 30 дней. Каждый заказ согласовывается с руководством архива.

6.6.      Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

6.7.      Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствие с Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах». 

6.8.      Объем копирования документов не должен превышать 10% от общего количества документов фонда, копирование свыше 10% оговаривается с руководством архива в каждом конкретном случае.

6.9.      Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которого может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

6.10.    Документы 16-го – первой четверти 18 вв. ксерокопированию, сканированию не подлежат.

6.11.    Копии документов выдаются пользователям под расписку.

VII. График работы читального зала

Читальный зал № 1 (Ленинский мемориал)

вторник, среда, четверг:      с 900      до 1600.

Перерыв:                             с 1200   до 1300.

Суббота, воскресенье  –  выходные дни. 

Читальный зал № 2 (Проезд Караганова,1а)

понедельник:                        с 900      до 1600.

пятница:                                с 900      до 1530.

Перерыв:                              с 1200   до 1300.

Суббота, воскресенье      - выходные дни.

2-я, 4-я пятница каждого месяца - санитарный день: выдача дел и описей из хранилищ не производится. Пользователи работают с ранее заказанными документами.


 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

ОБРАЗЕЦ

Директору ОГБУ «ГАУО»

О.И. Денисовой.

Андреева Андрея Андреевича

проживающего по адресу:

432012, г. Ульяновск,

ул. Южная, д.1., кв.1

 

заявление.

21.01.2014 г.

 

Прошу Вас допустить меня к работе с архивными документами  за период 2 пол. XIXв. по теме: «Исторические сведения о селе Репьевка Сызранского уезда Симбирской губернии» для краеведческого исследования.

 

                                                                                                                            Подпись


Приложение № 2

ОБРАЗЕЦ

Директору ОГБУ «ГАУО»

О.И. Денисовой.

Андреева Андрея Андреевича

проживающего по адресу:

432012, г. Ульяновск,

ул. Южная, д.1., кв.1

 

заявление.

21.01.2014 г.

 

Прошу Вас допустить меня к работе с архивными документами за период XIX – нач. XX вв. для составления своей родословной: по линии отца – Ивановы проживали в с. Репьевка Сызранского уезда Симбирской губернии, по линии матери – Андреевы проживали в с. Собакино Сенгилеевского уезда Симбирской губернии.

                                                                                                                          Подпись


Приложение № 3

ОБРАЗЕЦ

Наименование учреждения                                                        Директору ОГБУ

   № исходящего письма                                                    «Государственный архив

дата                                                                                      Ульяновской области»

О.И. Денисовой.

 

 

Уважаемая Ольга Ивановна!

                      

Просим разрешить специалисту нашей организации А.А. Иванову поработать с архивными документами в читальном зале для поиска исторических сведений за период 1940-1970 гг. о нашей организации с целью обновления музейной экспозиции.

 

 

 

 

Директор                                        подпись                                              Л.Л. Андреев


Приложение №4

 ОБРАЗЕЦ

 

Областное государственное бюджетное учреждение

«Государственный архив Ульяновской области»

Анкета пользователя

1. Фамилия, имя, отчество    -     Иванов Иван Иванович

2. Год рождения - 1953

3. Гражданство  - РФ

4. Место работы (учебы) и должность   -      пенсионер

5. Образование, ученая степень, звание – высшее  

6. Основание для проведения исследований – личное заявление

7. Название темы, ее хронологические рамки - «Родословная моей семьи (Сенгилеевский, Сызранский уезды Симбирской губернии, XIX – нач. XX вв.)

8. Цель работы - составление семейной родословной

9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона - Российская Федерация, 432012, г.Ульяновск, ул. Школьная, д.1, кв.1, телефон домашний 42-42-42.

10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона - Российская Федерация, 432012, г. Ульяновск, ул. Школьная, д.1, кв.1, телефон домашний 42-42-42.

11. Номер мобильного телефона, электронный адрес - 8 908 888 88 88,

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

12. Серия и № паспорта, кем и когда выдан – 73 10 555555, выдан ТП УФМС России по Ульяновской области в Сурском районе 18.08. 1998 г.

Обязательство-соглашение.

Я, Иванов Иван Иванович

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в читальном зале ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» и обязуюсь его выполнять. Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«21» января 2014 г.

___________________

подпись пользователя

 

_____________________________                 _________                    __________________

должность, сотрудника архива                       подпись                       расшифровка подписи

 

 «___» _____________ 20__ г.

 


Бланк заказа на сканирование

 

 

 

 

Поиск